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Data Import

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Über den Excel-Datenaustausch-Assistenten kann die Excel-Import-Funktion gewählt werden. In diesem Abschnitt werden nur die Dialogseiten beschrieben, die zum Import gehören.

Vorbereitungen und Regeln

Damit man Artikel oder Adressen über die Excel-Schnittstelle importieren kann, sind gewisse Vorbereitungen notwendig:

  • Die verwendeten Feldnamen der Excel-Datei müssen mit den in EULANDA® benutzten Feldnamen übereinstimmen.
  • Die möglichen Feldnamen bekommt man über die folgenden Methoden:
    • Indem man einen Artikel oder eine Adresse mit allen Feldern nach Excel exportiert und die Datei in Excel öffnet. Diese enthält dann automatisch die erforderlichen Feldnamen.
    • Alternativ kann eine Feldliste über den SQL-Designer, den Sie über die Schnellstartleiste und den Punkt „Systemverwaltung“ erreichen, angezeigt werden.  Dieser zeigt bei Aufruf die Adress-Felder (dbo.Adresse) an. Man kann die Auswahlbox auf dbo.Artikel einstellen, um die möglichen Artikelfelder zu sehen.
    • Eine Feldliste kann man sich zusätzlich ausgeben lassen. Hierzu ist dort ein Makro „Feldbeschreibung zu allen Tabellen“ vorhanden, dass mit STRG+E ausgeführt werden kann. Das Ergebnis kann mit der rechten Maustaste als Text gespeichert werden.
  • Die Feldnamen müssen in der Excel-Datei in der ersten Zeile stehen.
  • Feldnamen, die nicht in EULANDA® bekannt sind, werden beim Import ignoriert. Auf diese Weise kann man auch Felder (Excel-Spalten) für bestimmte Importe ausnehmen und dann wieder aktivieren oder vom Import generell ausnehmen.
  • Interne Felder dürfen nicht überschrieben werden; dies sind die Felder: „ID“, „CreateDate“, „ChangeDate“, „Locked“, „Stamp“.
  • Berechnete Felder dürfen beim Import nicht verwendet werden. Diese sind schreibgeschützt, so dass eine Fehlermeldung beim Import erzeugt werden würde. Dies betrifft bei Artikeln die Felder: „VkNetto“, „VkBrutto“, „SNPflichtFlg“, „ChargenPflichtFlg“, „Rabatt“ und „Multi“.
  • Beim Import von Artikel-VK's darf nur das Feld „Vk“ importiert werden. Dies ist standardmäßig der Nettopreis. Handelt es sich bei dem Feld „Vk“ um einen Bruttopreis, so ist das Feld „BruttoFlg“ mit dem Wert WAHR ebenfalls zu übergeben. Hat das Feld „BruttoFlg“ den Wert FALSCH, so ist „Vk“ ebenfalls ein Nettopreis.  Durch diese Regel ist es möglich, brutto- oder nettogenaue Preise gemischt zu verwalten. Im Normalfall wird also nur das Feld „Vk“ übergeben (ohne das Feld „BruttoFlg“).
  • Fehlt der Datensatz im Stamm, so wird dieser durch den Import angelegt. Ist der Datensatz bereits vorhanden, so wird der Datensatz aktualisiert. Es werden nur die Felder aktualisiert, die in der Excel-Datei übergeben werden.
  • Felder, die sich auf Konstanten beziehen, müssen einen gültigen Wert enthalten. Wird beispielsweise eine Artikel-Warengruppe importiert, so müssen diese Werte in den „Einstellungen“ unter „Zubehör“ auf Karteikarte „Warengruppe“ bereits vorhanden sein. Inkonsistenzen werden beim Import nicht zugelassen. Hiervon betroffen sind bei Artikeln die Felder: „HerstellerID“, „ErloesGr“, „MengenEh“, „MwStGr“, „RabattGr“, „Waehrung“, „WarenGr“, „Lagertyp“, und „VertreterID“ sowie bei Adressen die Felder: „AdresseGr“, „Waehrung“, „ZielID“, „Lagerkonto“, „Preisliste“ und „VertreterID“. Im Zweifelsfall sollten diese Felder nicht beim Import benutzt werden.
  • Beim Import oder Export über die Excelschnittstelle muss am ausführenden Arbeitsplatz ein installiertes Excel 2000 oder Excel 2002 bzw. Office XP vorhanden sein. Der Datenaustausch benutzt die Fernbedienfunktion über OLE-Automation.
  • Felder, die sich auf Konstanten beziehen, oder Felder, die im Server berechnet werden, können sich von Version zu Version in EULANDA® ändern. Die hier aufgeführten Feldnamen sind daher nur ein Anhalt. Wenn Sie einen Import durchführen und eine Fehlermeldung erhalten, die auf einen Konsistenzkonflikt oder auf ein schreibgeschütztes Feld hinweisen,  so nehmen Sie dieses Feld aus der Importliste heraus.

Bestimmung der Tabelle

Zunächst wird entschieden, ob Adressen oder Artikel über Excel exportiert werden sollen.

Bestimmung des Lieferanten

Wenn Sie in der Tabellenauswahl „Artikel“ gewählt haben, können Sie im folgenden Dialog den Lieferanten bestimmen, von dem die einzulesenden Daten sind. EULANDA® unterstützt zu jedem Artikel beliebig viele Lieferanten. Neben dem im Artikelstamm befindlichen Artikel werden zu jedem eingelesenen Artikel auch lieferantenspezifische Daten eingelesen. Hierzu zählen Lieferanten-Rabattgruppen, Lieferanten-Warengruppen und Lieferanten-Preise.

Durch dieses Verfahren können Sie nach einem Import eines Lieferantenstamms im Nachhinein die Artikelnummer im Stammartikel ändern, ohne die Möglichkeit der Preispflege durch Datenupdates zu verlieren.

Möchten Sie die einzulesenden Daten als „Eigene Artikel“ behandeln, so wählen Sie in der Lieferanten-Auswahl diese Option aus.

Bestimmung des Dateinamens

Danach wird der Dateiname angegeben. Sie können die Datei auch über den Dateidialog mit der Schaltfläche „...“ am Ende des Dateifeldes benutzen.

Import starten

Sie haben nun alle Eingaben getätigt und können den Datenimport starten.

Bestehende Artikel werden automatisch aktualisiert, fehlende Artikel werden neu angelegt.

Haben Sie einen Lieferanten ausgewählt, so werden Artikelnummern, die zu diesem Lieferanten noch nie eingelesen wurden, aber ggf. durch andere Lieferanten bereits benutzt werden, automatisch in der Artikelnummer erhöht.

Hinweis

Haben Sie von Lieferant „X“ einen Artikel mit der Artikelnummer „4711“ eingelesen und lesen nun den Lieferanten Y ein, der ebenfall einen Artikel „4711“ im Sortiment hat, so wird der neue Artikel als „4711 (2)“ gespeichert.