Kaufmännische Software für Handel, Handwerk und Produktionsbetriebe
Eigenschaften von Berichtsvorlagen
Die Eigenschaften der Berichtsvorlagen erreichen Sie über den Punkt „Berichts-Designer“ in der Schnellstartleiste. In der Berichtsverwaltung wählen Sie die gewünschte Berichtsvorlage öffnen diese. Sie gelangen nun in die Eigenschaftsmaske des Berichts.
Eigenschaften zu den Berichtsvorlagen
Sie gelangen zu den Erweiterten Eigenschaften, indem Sie in der Standard Maske unten den Punkt "Erweiterte Eigenschaften" anklicken. Ein Doppelklick auf die Berichtsvorlage oder das Betätigen der Es entsteht ein weitere Reiter in der Maske. Hier können noch bestimmte Einstellungen vorgenommen werden bzw. ausgelesen werden.
Erweiterte Eigenschaften zu den Berichtsvorlagen
Die Dialogfelder
Interner Name
Jeder Bericht hat einen internen Namen. Dieser muss pro EULANDA-Datenbank eindeutig sein. Der interne Name wird im Kopfbereich angezeigt und ist nicht änderbar. Er stellt gleichzeitig den Speicherort in des Berichts in der SQL-Registry dar. Siehe hierzu auch Bericht in Registry öffnen weiter unten.
Die Karteikarte Allgemein
Menütitel
Der Titel enthält den Text, der im Druckmenü angezeigt wird. Er kann für jede Berichtsvorlage frei geändert werden.
Dokumentenname
Falls der Bericht als Email gesendet oder als Datei gespeichert wird, kann hier der Dateiname vorgegeben werden. Falls nichts angegeben wurde, so wird der Menütitel als Dateiname verwendet. Sie können hierbei Platzhalter verwenden (siehe unten).
Standardtext
Hier kann ein Standard Anschreiben hinterlegt werden, welches beim Email-Versand erzeugt werden soll (der sog. Email-Body). Der hier hinterlegte Text wird automatisch mit der globalen E-Mail-Signatur kombiniert. Auch hierbei können Sie Platzhalter verwenden.
Betreff
Das Betreff für den E-Mail-Versand. Auch der Betreff kann durch Platzhalter ergänzt werden.
Druckergruppe
Immer dann, wenn mehrere Drucker in einem System oder Netzwerk eingesetzt werden, ist es sinnvoll, bestimmte Ausdrucke einem Drucker zuordnen – und das automatisch. Selbstverständlich können Sie vor jedem Drucken den Drucker frei wählen, aber der Vorschlag sollte schon den für diesen Zweck vorbestimmten Drucker anzeigen. Hierdurch wird vermieden, dass ein falscher Drucker ausgewählt wird und beispielsweise eine Rechnung auf einem Etikettendrucker gedruckt würde.
Im Netzwerk hätte dies fatale Folgen, da sich jeder darauf verlässt, dass jeder Drucker die korrekte Einstellung hat und zum Beispiel ein Etikettendrucker am Etikettenanfang steht und nicht an einer undefinierten Position.
Mit EULANDA® haben Sie die Möglichkeit, jeden Ausdruck über die Berichtsvorlage einem Drucker zuzuordnen, der dann als Vorschlag für diesen Ausdruck benutzt wird.
Da es viel zu umständlich ist, jede Berichtsvorlage einzeln zuzuordnen, stellt EULANDA® Druckergruppen zur Verfügung. Die Berichtsvorlagen wurden bereits bei der Produktauslieferung in Druckergruppen unterteilt. Standardmäßig sind die Druckgruppen Standard, Listen, Etiketten, Lastschrift und UPS vorhanden. Berichtsvorlagen können jederzeit einer anderen Druckergruppe zugeordnet werden, oder es können neue Druckergruppen angelegt werden.
Eine Druckergruppe (=Profil) speichert nicht nur den Drucker, sondern auch die Schachtzuordnung, die Anzahl von Kopien usw.
Neue Druckergruppe anlegen
Sie legen eine neue Druckergruppe an, indem Sie einfach in der Auswahlbox den Namen überschreiben. Diese neue Druckergruppe wird angelegt und mit der Berichtsvorlage verbunden.
Beim Ausdruck kann über die Druckbox die Option „als Standard speichern“ benutzt werden. Alle Einstellungen an der Druckbox, wie Anzahl Kopien, Schachtzuordnung oder die Auswahl eines Netzdruckers, werden für diese Druckgruppe, der das Formular zugeordnet ist, als Vorschlag gespeichert. Diese Einstellung wird dann von allen Berichtsvorlagen dieser Druckergruppe benutzt.
Standard
Aus dem Druckmenü eines Moduls, z.B. der Adressverwaltung, kann ein Standardbericht über die Kurztaste STRG+P aufgerufen werden. Welche Berichtsvorlage das sein soll, bestimmen Sie über diese Eigenschaften.
Versteckt
Berichte, die nicht im Menü des Moduls angezeigt werden sollen, können unsichtbar geschaltet werden.
In der Regel wird man die Originalvorlage nach dem Kopieren unsichtbar schalten. Hierdurch werden dann im Druckmenü nur noch die abgewandelten Berichtsvorlagen (=user.xxx) im Druckmenü angezeigt.
Die Karteikarte Erweitert
Diese Karteikarte ist standardmäßig ausgeblendet. Sie enthält
Einstellungsmöglichkeiten für fortgeschrittene Benutzer und Entwicklern von Berichten. Die Karteikarte
kann über die Verknüpfung Erweiterte Eigenschaften einblenden
am unteren Rand des Fensters aktiviert werden
Reporttyp
Berichte teilen sich in unterschiedliche Typen, je nach dem, ob sie sich auf Daten in der Eingabemaske beziehen oder unabhängig von diesen sind.
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Einzeldruck | Es wird nur der aktuell angezeigte Datensatz gedruckt.
Wenn momentan kein Datensatz angezeigt wird - z.B. im Suchmodus - ist der Bericht auch nicht auswählbar.
Beispiele zu diesem Typ sind der Rechnungs- und Auftragsdruck Anmerkung: Auch Berichte des Typs Einzeldruck können für mehrere Treffer auf einmal ausgedruckt werden. Siehe hierzu „Das Treffer-Menü“, das sich über STRG+# in jeder Maske aufrufen lässt. |
| Treffer | Es werden grundsätzlich alle aktuell ausgewählten Daten gedruckt (Treffer). Dies kann aber durch entsprechende Filter im Bericht ggf. noch eingeschränkt sein. Wenn momentan kein Datensatz angezeigt wird - z.B. im Suchmodus - ist der Bericht auch nicht auswählbar. Beispiele hierzu sind die Preislisten im Artikelstamm oder die Telefonliste im Adress-Modul. |
| Eingebettete Datenquelle | Dieser Berichtstyp ist unabhängig von den angezeigten Daten und lässt sich immer auswählen. Alle Daten werden im Bericht selbst über die Datenquellen ermittelt. Hierzu zählen beispielsweise die Statistik-Berichte im Kundenstamm, wie die Kreuztabelle |
ID-Liste erzeugen
Diese Einstellung kann für Berichter der Typen Einzeldruck
und Treffer
gesetzt werden.
Eulanda wird dadurch veranlasst, die aktuellen IDs der aktuellen Treffer bzw. des einzelnen Datensatzes im SQL-Server abzulegen.
Diese IDs sind dann während der Berichtserzeugung über die SQL-Sicht (View) PRINT_IDs
verfügbar und können bzw. müssen im Bericht mit anderen Datenquellen verknüpft werden.
Erst über die PRINT_IDs wird dann der Bezug zur Eingabemaske hergestellt.
Menü-Kategorie
Das Menü, in dem der Bericht erscheinen soll, kann prinzipiell frei
gewählt werden. Standardmäßig werden Berichte im Menü Drucken
aufgeführt. Weitere Informationen hierzu finden Sie im
Entwickler-Handbuch unter
Menü-Befehlsklassen.
Symbol
Der Menüpunkt des Berichts kann optional ein Icon erhalten. Eine
Liste der vorhandenen Icons finden Sie im Entwickler-Menü unter Berichte und Auswertungen
. Hierzu muss aber zuerst der Entwickler-Modus im Menü Hilfe
aktiviert werden
Design-Sprache
ISO-Kürzel der Sprache, in dem der Bericht entworfen wurde. Diese Einstellung wird für die automatische Übersetzungsfunktion verwendet, um festzustellen, ob und von welcher in welche Sprache übersetzt werden muss.
Testdaten (SQL)
Im Entwurfsmodus hat man jederzeit die Möglichkeit sich den jeweiligen Bericht als Vorschau anzusehen.
Standardmäßig wird für die Vorschau immer der zuletzt angelegte Datensatz als Testdatensatz verwendet.
Über Testdaten (SQL)
kann auch eine beliebige ID eines Datensatzes hinterlegt werden, die für die Entwurfs-Vorschau verwendet werden soll.
Dazu muss diese in Klammern gesetzt werden.
Testdaten aus Maske übernehmen (Verknüpfung)
Wenn Sie beispielsweise ein Auftragsforumar entwerfen und möchten in der Vorschau genau den Auftrag anzeigen, der auch im Auftragsmodul gerade ausgewählt ist, so klicken Sie auf diese Verknüpfung. Der aktuell im Auftragsmodul angezeigte Auftrag wird dann in die Testdaten übernommmen.
Datenbankfelder (nur für ältere Berichte)
Berichte, deren Datenquellen im Datenkonfigurator erzeugt werden, haben die Eigenschaft „Langsam“ und „Schnell“. Hierzu zählen alle Berichte, die vom aktuell angezeigten Datensatz oder der getroffenen Selektionen abhängen. Also zum Beispiel Angebote, Rechnungen, Lieferscheine usw.
Diese Unterscheidung erlaubt eine Optimierung bei der Anbindung von Online-Filialen und bei der Anbindung des Außendienstes über Handy an das Zentralsystem..
Langsam
Wird die Option „Langsam“ angewählt, so werden immer alle Felder vom Datenbankserver abgerufen. Diese Berichte haben dann im Designmodus alle möglichen Felder zur Auswahl, sind aber langsam und bei ISDN-Anbindungen nicht zu empfehlen.
Schnell
Hier werden nur die wirklich im Bericht benötigten Felder vom Datenbankserver abgerufen. Diese Feldliste wurde für alle Standardberichte in der Erstauslieferung durch den Hersteller bereits für Sie getroffen.
Wenn Sie diese Berichte ändern, steht in der Feldauswahl nur diese Untermenge zur Verfügung. Möchten Sie neue Felder hinzufügen, so muss die Einstellung „Langsam“ gewählt werden.
Nach den Änderungen im Berichts-Designer kann die Feldliste im Datenkonfigurator ggf. nachgetragen werden, so dass anschließend wieder die Option „Schnell“ benutzt werden kann.
Hinweis
Werden neue Felder hinzugefügt, ohne die Felder in der Feldliste zu
ergänzen, so kann der Bericht nicht erzeugt werden und es wird eine
Fehlermeldung beim Ausdruck angezeigt. Sind Sie mit den Möglichkeiten der
Feldliste nicht vertraut, so lassen Sie die Einstellung auf „Langsam“
stehen. In diesem Fall kann der Bericht auf jeden Fall erzeugt werden.
Bericht in Registry öffnen (Verknüpfung)
Durch Klick auf diese Verknüpfung wird der Speicherort des Berichts in der SQL-Registry aufgerufen.
Benutzerbereich in Registry öffnen (Verknüpfung)
Durch Klick auf diese Verknüpfung wird der Speicherort des Berichts in der SQL-Registry aufgerufen, an dem die Änderungen des Benutzers liegen. Zum Beispiel wird ein geänderter Menütitel nicht im Originalbericht gespeichert. Dies würde nämlich beim nächsten Update von EULANDA© überschrieben. Diese Einstellungen werden deshalb von EULANDA im geschützten Benutzerbereich der Registry hinterlegt.
Platzhalter
In den Dialogfeldern Dokumentenname
, Standardtext
und Betreff
können Platzhalter verwendet werden, die das einbetten von Informationen
aus dem aktuellen Datensatz ermöglichen. Platzhalter werden in
Prozentzeichen eingekleidet.
Hier sind alle Felder der jeweiligen Tabelle verfügbar - nicht aber Daten aus verknüpften Tabellen.
| Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
| %kopfnummer% | Belegnummer - also je nach gedrucktem Vorgang die Angebots, Auftrags- Rechnungsnummer etc. |
| %datum% | Datum des Belegs |
| %objekt% | Das Objekt-Feld, also die Kurzbezeichnung des Vorgangs |
| %name1% bis %name4% | Die Namenszeilen der Adresse im Beleg |
| %strasse%, %plz%, %ort% | Die Anschrift der Adresse im Beleg |
Grundwerte
Folgende unter Einstellungen
-
Firmenstamm
hinterlegte Daten können ebenfalls verwendet werden.
| Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
| %grundwerte.firmenstamm.Firma% | Firma |
| %grundwerte.firmenstamm.Strasse% | Straße |
| %grundwerte.firmenstamm.PLZ% | PLZ |
| %grundwerte.firmenstamm.Ort% | Ort |
| %grundwerte.firmenstamm.Homepage% | Firmen-Homepage |
| %grundwerte.firmenstamm.Tel% | Telefonnummer |
| %grundwerte.firmenstamm.Fax% | Fax-Nummmer |
Dies sind nur Beispiele. Grundsätzlich sind alle Text- und Zahlenwerde verfügbar, die in der Registry unterhalb des Schlüssels „\MODULES\Grundwerte“ liegen. Die einzelnen Unterschlüssel müssen im Platzhalter mit einem einzelnen Punkt getrennt werden und am Ende folgt - ebenfalls mit einem Punkt getrennt - der Name des Wertes, wie er in der Registry gespeichert ist. Soll Beispielsweise die Bankleitzahl der zweiten im Firmenstamm hinterlegten Bankverbindung ausgegeben werden, verwendet man den Platzhalter %grundwerte.Bank.2.BLZ% da sich der gesuchte Wert „BLZ“ in der Registry unter „\MODULES\Grundwerte\Bank\2“ befindet
Systemvariablen
Daneben sind noch folgende zwei Systemvariablen zulässig
| Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
| %system.today% | Tagesdatum im FOrmat dd.mm.yyyy |
| %system.username% | Windows-Benutzername |